Qu’est-ce que la gestion des factures en 2024 ?

Table des matières

1. L’importance de la gestion des factures
2. Les inconvénients de la gestion traditionnelle des factures
3. La lente transition vers la gestion automatisée des factures
4. Automatisation de la gestion des factures
5. Avantages de l’automatisation de la gestion des factures
6. Nanonets pour une gestion intelligente des factures

Un document financier important que toutes les entreprises reçoivent et doivent traiter est la facture. À mesure qu'une entreprise grandit en fonction et en valeur, elle a besoin de plus en plus de produits et de services pour son fonctionnement - papeterie, fournitures de bureau, matières premières, services d'entretien ménager, services externalisés, etc. L' approvisionnement et l'achat de ces produits et services aboutissent à la réception de factures de plus en plus nombreuses au cours des opérations de l'entreprise.

La gestion des factures est une fonction commerciale interne essentielle liée au processus d'approvisionnement d'une entreprise . Il englobe la gestion et le traitement des factures des vendeurs/fournisseurs. Également connue sous le nom de traitement des factures , la gestion des factures est le processus par lequel les entreprises reçoivent une facture d'un fournisseur, valident sa légitimité, paient le fournisseur et enregistrent le paiement. Une bonne gestion des factures et des paiements des fournisseurs ou des fournisseurs peut avoir un impact sur la rentabilité d'une entreprise tout autant que sur les revenus.

L' automatisation de la gestion des factures supprime de nombreux goulots d'étranglement associés aux processus traditionnels de gestion manuelle des factures. Il rationalise le processus d'achat, améliore la transparence du parcours de facturation, permet d'économiser du temps et de l'argent, augmente la productivité des employés et améliore les relations avec les fournisseurs. La gestion automatisée des factures peut aider votre entreprise à rester compétitive et à améliorer ses résultats. Les outils numériques tels que Nanonets peuvent vous aider à adopter facilement l'automatisation et ainsi donner à vos employés les moyens de travailler à leur plein potentiel sur leurs compétences de base plutôt que de se sentir perdus dans l'exécution des tâches répétitives banales associées à la gestion des factures.

Apprenons-en davantage sur la gestion des factures et l'automatisation des étapes de traitement des factures.

L’importance de la gestion des factures

Selon une enquête de Billentis, le nombre total de factures échangées dans le monde a dépassé les 500 milliards en 2019.

L'enquête prévoit également qu'environ 70 factures sont échangées par personne et par an dans le monde.

La croissance organique annuelle d'environ 3 % et le recours croissant à l'authentification des données clients lors des processus d'achat devraient quadrupler le volume des factures d'ici 2035.

La gestion des factures comprend :

• recevoir la facture d'un fournisseur pour les fournitures/services commandés
• valider la légitimité de la facture
• traiter le paiement au moment approprié
• et enregistrer le paiement dans les registres de l'entreprise.

La gestion des factures relève généralement de la compétence du service des comptes fournisseurs et fait partie du cycle achat-paiement . La gestion des factures est importante pour plusieurs raisons :

• Les factures constituent la base d’un paiement dans les délais. La gestion des factures est importante pour éviter les retards et les erreurs dans la réception ou le paiement des biens et services.
• La gestion des factures assure le suivi des ventes/fournitures et évite le gaspillage et les retards.
• La gestion des factures peut aider à réguler les stocks.
• Les données de gestion des factures peuvent aider à planifier et à examiner les données financières et de performance de l'entreprise.
• Facilite la documentation fiscale, les audits et les activités fiscales.

Les inconvénients de la gestion traditionnelle des factures

Dans la plupart des entreprises, le service des comptes fournisseurs gère les factures. Dans les petits établissements, un ou deux employés gèrent les factures et effectuent toutes les tâches du workflow de gestion des factures. Ils reçoivent la facture du vendeur, vérifient son exactitude, autorisent le paiement, paient la facture et enregistrent la transaction pour la postérité. Bien que ce processus semble assez simpliste, il existe des tâches cachées liées aux tâches principales répertoriées ci-dessus :

• Enregistrement du fournisseur
• Validation des données du fournisseur
• Mises à jour des enregistrements des fournisseurs
• Collecte des formulaires fiscaux
• Vérification des sanctions
• Prise en charge d'une gamme de méthodes de paiement
• Conversion de devises
• Rapprochement des paiements
• Déclaration fiscale

La gestion des factures est encore compliquée par le fait qu’il existe de nombreux types de factures. Billentis propose deux définitions pour les factures :

• Factures au sens juridique étroit : factures avec contenu complet et authentification de l'émetteur et du reçu. Généralement émis par les systèmes comptables. Base pour la transmission électronique et le traitement automatisé .
• Factures au sens juridique plus large : Factures/factures « simplifiées de faible valeur » sans authentification du client. Par exemple, reçus de paiement, tickets, etc. Généralement, émis de manière anonyme par les caisses enregistreuses des points de vente. Ne convient pas au transfert électronique automatisé et à la gestion automatisée.

En fonction de la compétence métier et du style de travail, divers documents sont classés comme factures, notamment la facture standard, les notes de crédit, la facture pro forma , les feuilles de temps, les factures intermédiaires, etc. Ainsi, chaque entreprise doit disposer d'une procédure cohérente et inclusive de gestion des factures. , et à mesure que l’entreprise prend de l’ampleur, la gestion manuelle devient de plus en plus lourde.

La gestion manuelle des factures souffre des problèmes suivants :

Pénalités de coûts et retards : Au-delà de la complexité des tâches, les coûts liés à la gestion manuelle des factures sont importants. La gestion des factures physiques comprend les coûts d'investissement tels que le papier et les stylos, les frais de port et le toner de l'imprimante, les coûts de stockage et les coûts de traitement. Les coûts immatériels de la gestion des factures comprennent les coûts de personnel, les coûts de correction des erreurs et les coûts de suivi.

PYMNTS.com rapporte qu'il en coûte 11,57 $ et prend 8,6 jours pour traiter manuellement une seule facture. Sterling Commerce estime le coût encore plus élevé : la gestion manuelle d'une seule facture coûterait entre 12 et 30 dollars. Même si ce coût n’a pas d’importance pour les produits de grande valeur, il affecte la marge de coût pour les produits de moindre valeur.

Manque de conformité et de contrôle : un autre problème avec les processus de facturation manuels est qu'ils sont difficiles à suivre et rendent difficile la mise en place et le suivi des contrôles internes. Par exemple, il est important de conserver des documents tels que des factures pendant un certain temps à des fins de comptabilité, de taxation et de contrôle qualité. Lorsqu'ils sont stockés sous forme de fichiers papier, ces documents ne sont pas à l'abri d'accidents physiques tels que les attaques de termites, les infiltrations d'humidité, le déchiquetage erroné et la décoloration de l'encre.

Erreurs et inefficacités : une enquête menée par Sapio Research et Wax digital a révélé que le routage manuel des factures submerge 82 % du service des comptes fournisseurs en raison des volumes importants de factures à traiter quotidiennement et de la variété des formats dans lesquels elles sont reçues. L'ampleur du travail entraîne des erreurs de saisie de données , des exceptions, des factures égarées ou oubliées, des fraudes et des retards d'approbation. Une enquête menée auprès des entreprises qui traitent plus de 350 000 factures/an , les exceptions sur les factures manuelles étaient à l'origine de 32 % de tous les retards de paiement et de 36 % de tous les appels téléphoniques liés aux fournisseurs.

Diverses enquêtes menées par diverses organisations ont montré les goulots d'étranglement que les professionnels de l'AP trouvent dans les processus de gestion des factures [[données d' ici ]].

La lente transition vers la gestion automatisée des factures

L'automatisation du processus de traitement des factures avec un logiciel d'automatisation des factures a été la solution logique aux problèmes de gestion manuelle des factures. Une enquête de 2021 sur le comment, le pourquoi et le retour sur investissement de l'automatisation AP révèle les raisons suivantes pour lesquelles les entreprises souhaitent automatiser leurs processus de gestion des factures :

Cependant, les entreprises ont mis du temps à adopter l’ automatisation intelligente de la gestion des factures. Une étude menée en 2010 intitulée « La facturation électronique du point de vue de l'acheteur 2010 » indiquait que, bien que les entreprises soient conscientes des avantages de l'automatisation, les obstacles à une plus grande adoption comprenaient « des infrastructures commerciales insuffisantes parmi les acheteurs et les fournisseurs, la résistance des fournisseurs, une financement et une longue courbe d'apprentissage perçue », une situation qui évolue lentement à mesure que de plus en plus d'entreprises reconnaissent les avantages de l'automatisation du processus de gestion des factures.

Automatisation de la gestion des factures

Bien que l'automatisation de l'ensemble du flux de traitement des factures puisse rendre le processus de paiement totalement sans papier, la plupart des organisations automatisent généralement les tâches spécifiques suivantes :

• Réception des bons de commande et des factures des fournisseurs : les factures sont généralement reçues sous différents formats : pièces jointes à un e-mail, formulaires remplis en ligne ou copies papier. La détection automatique des factures envoyées électroniquement et leur extraction des sources (e-mails/formulaires etc.) est la première étape de la gestion des factures. L'automatisation peut faciliter cette tâche. Dans le cas d'une facture papier, une intervention humaine est nécessaire pour numériser la facture à l'aide du logiciel OCR .
• Extraire les données pertinentes des factures et les saisir dans les systèmes ERP : étant donné que chaque facture contient des données clés qui sont utilisées dans la planification des ressources comptables et la prise de décision au sein de l'entreprise, la précision de l' extraction des données est essentielle. Les données ainsi lues sur les factures sont généralement ensuite transférées vers les plateformes ERP, comptables ou d'analyse de données utilisées par l'entreprise pour un traitement ultérieur.
• Effectuer une correspondance à trois voies entre la facture, le bon de commande et le reçu : la validation à trois voies automatisée compare et met en correspondance automatiquement les enregistrements et prend des décisions telles que la réussite de la transaction, le signalement des erreurs ou la levée d'exceptions.
• Effectuer des paiements numériques : l'automatisation permet de choisir les meilleures conditions et délais de paiement pour payer les fournisseurs ( gestion des fournisseurs/ vendeurs ). La transparence offerte en termes de modalités de paiement et de passif de l'entreprise, permet des ajustements dans le plan de paiement pour bénéficier d' escomptes pour paiement anticipé , de report de paiement jusqu'à la dernière échéance, etc.

Avantages de l’automatisation de la gestion des factures

L'automatisation du processus de gestion des factures entraîne les avantages suivants :

1. Traitement rapide et cohérent des factures
2. Prévention des erreurs et des pertes de données
3. Élimination des retards de paiement et des complications associées telles que les relations avec les fournisseurs, les pauses de travail, etc.
4. Réaffectation de la main d'œuvre vers des tâches plus gratifiantes
5. Maintien du mouvement de la supply chain
6. Prévention de la fraude
7. Économies de coûts
8. Plus de visibilité, de contrôle et de conformité
9. Respect de l'environnement et évitement du fouillis de papier
10. Meilleure gestion et préservation des documents

Nanonets pour une gestion intelligente des factures

Nanonets est un logiciel basé sur l'IA qui peut être utilisé pour automatiser et rationaliser la gestion des factures de votre entreprise. Le moteur d'IA de Nanonets peut être entraîné avec des factures réelles, sans avoir besoin de codage, ce qui le rend personnalisable selon l'entreprise. Le moteur Nanonets dispose également d'algorithmes de pointe intégrés et d'une infrastructure solide pour les approbations AP de factures en plusieurs étapes . Le logiciel de traitement des factures Nanonets peut être intégré à d'autres systèmes tels que la base de données Mysql, QuickBooks ou Salesforce et est indépendant de la plate-forme. Nanonets est précis et évolutif, permet à votre service AP d'économiser du temps et de l'argent et dynamise votre protocole de gestion des factures, renforçant ainsi la gestion des vendeurs/fournisseurs.